01
Gouvernance transparente et efficace
Projet structurant 01 · Gouvernance & Administration
Mise en place d'un système de gouvernance transparente et efficace
Principales actions à réaliser
- Renforcer le pilotage stratégique et mettre en place un SI décisionnel
- Réorganiser les services pour plus d'efficience opérationnelle
- Rédiger et publier un manuel des procédures administratives, pédagogiques et financières
- Diagnostiquer l'existant (SODEP, EVOLUS, PGI…) et mettre en place un SI intégré
- Digitaliser les flux administratifs et financiers pour assurer la traçabilité
- Identifier et lever les contraintes dans la passation des marchés
- Mettre en place des tableaux de bord avec revues trimestrielles
- Renforcer les capacités de l'équipe administrative sur les procédures et marchés
- Mettre en place un comité de gestion dans chaque département
- Instaurer un système de suivi-évaluation (reporting semestriel)
- Réaliser l'audit du personnel et concevoir une base de données compétences
- Assurer l'adéquation Homme-Poste
- Organiser l'accueil et l'intégration des nouvelles recrues
- Établir un plan de formation continue et de carrière
- Améliorer la prise en charge des vacataires
- Développer une stratégie de recrutement pour le PER et le PATS
- Mettre en place des actions pour le bien-être et la cohésion sociale
- Instaurer une comptabilité analytique par département
- Élaborer un calendrier budgétaire annuel
- Diagnostiquer la situation des marchés
- Mettre en place des procédures standardisées pour les marchés et achats
- Renforcer les capacités des membres du comité des marchés
- Instaurer des dispositifs de contrôle et d'audit interne
- Digitaliser les processus financiers et des marchés
- Diversifier et mobiliser des sources de financement externes
- Mettre en place un tableau de bord financier
- Mettre en place un système de contrôle interne
Gestion des marchés
Constats
- L'expression des besoins ne s'inscrit pas dans une vision globale de l'École
- Le matériel reçu n'est pas de bonne qualité dans la plupart des cas
- Les prestations ne sont pas de bonne qualité
- Les chantiers ne sont pas bien suivis
- Le processus de passation des marchés prend beaucoup de temps
- Absence de traçabilité — les départements ne peuvent pas lier leurs besoins aux produits reçus
- Le taux d'exécution des marchés est faible
Propositions d'amélioration
- Inscrire l'expression des besoins dans un projet global de l'École
- Mettre en place une stratégie pour assurer la bonne qualité des produits et prestations
- Assurer un bon suivi de l'exécution des marchés et une traçabilité
- Réduire les temps de traitement et relever le taux d'exécution
Diversification des sources de financement
Constats
- Budget essentiellement financé par les formations payantes classiques
Propositions d'amélioration
- Attirer les fonds liés à la RSE des entreprises
- Développer le mécénat et le fundraising auprès des alumnis et autres acteurs
- Exploiter les conventions
- Développer la formation courte durée et la vente d'expertise
- Rentabiliser la FORGE Ndiaga NDIAYE
- Mettre en place le Centre de Ressources et d'Expertises (ESP-Entreprise)
Traitement des vacataires
Constats
- Le personnel est renforcé par des vacataires dans les corps PER et PATS
- Les vacataires estiment que la durée de leurs contrats est trop longue
- Absence de prise en charge médicale
- Non-respect de la législation du travail
- Des conflits en cours
Actions à mener
- Recenser et catégoriser les vacataires
- Effectuer des régularisations contractuelles
- Adopter un plan d'intégration progressive
- Créer un statut transitoire
- Plaidoyer auprès du Rectorat et des autorités
